Jaki e-podpis wybrać?

O 1 stycznia 2021 roku, wszyscy właściciele firm, którzy chcą brać udział w konkursach lub przetargach publicznych, muszą dysponować własnym podpisem elektronicznym. Wymóg ten to efekt nowego prawa zamówień publicznych, które wymusiło pełną cyfryzację dokumentacji ofertowej. Z poniższego artykułu dowiesz się, jakim rodzajem podpisu elektronicznego należy posługiwać się w przetargach krajowych i zagranicznych.

Prawo zamówień publicznych 2021 – Zmiany

Od początku 2021 roku wszystkie czynności dotyczące przetargów w Polsce realizowane są wyłącznie w formie elektronicznej. W myśl nowych przepisów (określonych w Ustawie z dnia 11 września 2019 roku – Prawo zamówień publicznych, Dz. U. z 2019, poz. 2019) w jednostkach administracji publicznej nie ma już miejsca na jawne otwieranie ofert złożonych w kopertach. W praktyce każdy przedsiębiorca, który oferuje swoje produkty lub usługi w trybie przetargowym, musi posługiwać się podpisem elektronicznym. Wymóg ten ma zastosowanie zarówno do zamówień poniżej progów unijnych, jak i przetargów powyżej progów unijnych. Od 18 października 2018 roku do końca 2020 roku tylko część postępowań w ramach zamówień publicznych przeprowadzano w trybie elektronicznym. Miało to miejsce w przypadku zamówień równych i wyższych progom unijnym. Nowe prawo nałożyło jednak na przedsiębiorców wymóg posługiwania się podpisem elektronicznym także w przetargach krajowych poniżej progów unijnych. Obowiązek ten dotyczy całego procesu ofertowania, w tym ofert wstępnych, ofert, które podlegają negocjacjom, ofert ostatecznych, a także ofert dodatkowych, częściowych czy wariantowych.

Rodzaje podpisów elektronicznych w przetargach

W zależności od rodzaju postępowania przetargowego, przedsiębiorca może skorzystać z dwóch rodzajów podpisu elektronicznego:

·         Zamówienia krajowe poniżej progów unijnych – Oferent może skorzystać z profilu zaufanego, który jest bezpłatny i obowiązuje jedynie na terytorium Polski. Może także użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który jest płatny. Podpis kwalifikowany można uzyskać jedynie u certyfikowanego dostawcy usług zaufanych (np. w Centrum Certyfikacji Eurocert).

·         Zamówienia powyżej progów unijnych – Oferent może skorzystać jedynie z e-podpisu kwalifikowanego.

Profil zaufany a podpis kwalifikowany

Odpowiadając na pytanie, jaki podpis elektroniczny do przetargów wybrać, należy znać różnice pomiędzy profilem zaufanym a podpisem kwalifikowanym. Na pewno warto wiedzieć, że kwalifikowany podpis elektroniczny, jako jedyny, umożliwia przedsiębiorcom przystępowanie do przetargów, zamówień i konkursów na terenie całej Unii Europejskiej. Ma to zastosowanie również w Wielkiej Brytanii, gdzie obowiązuje rozporządzenie eIDAS, które reguluje te kwestie.

Kwalifikowany e-podpis jest bardziej uniwersalny w stosunku do profilu zaufanego, który służy głównie do potwierdzania tożsamości w kontaktach z jednostkami administracji publicznej. Podpisem kwalifikowanym podpiszemy z kolei wszystkie typy dokumentów i umów. Dodatkowo używanie podpisu kwalifikowanego pozwala zaoszczędzić środki związane z tradycyjnym, papierowym obiegiem dokumentów.

Podpis kwalifikowany w przetargach – Praktyczne wskazówki

Warto pamiętać, że prawo zamówień publicznych 2021 nie określa, jaka osoba musi podpisać się pod ofertą przetargową. Najważniejsze jest, aby była to osoba, która ofertę sporządziła. Podczas procesu wyrabiania podpisu kwalifikowanego, np. w Eurocert, można poprosić o wprowadzenie do podpisu danych przedsiębiorstwa. Podpis będzie zawierał wówczas nazwę firmy, NIP, adres oraz stanowisko danego pracownika. Podpis kwalifikowany może zostać także złożony w formie graficznej (faksymile) z poziomu Adobe Reader.

Certyfikowany dostawca usług zaufanych może wydać kwalifikowany podpis elektroniczny także obcokrajowcowi bez polskiego obywatelstwa, który np. pracuje na terenie Polski. E-podpis może zostać dostarczony również osobie, która przebywa za granicą – bez konieczności przyjeżdżania do kraju.